De Lead-to-Order Pipeline is een gestructureerd proces dat helpt het traject van een potentiële klant (lead) naar een succesvolle deal (order) te beheren, en is ontworpen om overzicht en efficiëntie in het verkoopproces te bevorderen.
🕑 ± 7 minuten
Onderdelen van dit artikel
- Proefrit geboekt
- Proefrit gereden en offerte maken
- Offerte verstuurd
- Overweging
- Offerte getekend
- Video over de Lead to Order flow
Stages van de Lead to Order pipeline
De Lead to Order pipeline bestaat uit verschillende fasen met geautomatiseerde en handmatige stappen. Automatisering versnelt het proces, terwijl de Sales Consultant waar nodig persoonlijk contact opneemt, voor een efficiënte en klantgerichte aanpak.
Stage 1. Proefrit geboekt
De stage proefrit geboekt is een belangrijk onderdeel van de lead-to-order pipeline. Het proces begint met de klant die via de website een proefrit boekt en eindigt met de juiste registratie in de systemen. Hieronder lees je stap voor stap hoe dit proces werkt:
Frontend: Het klantproces
- Modelkeuze
De klant kiest het gewenste model op de website. - Kiezen van datum en tijd
De klant selecteert een locatie en een beschikbare tijd voor de proefrit. - Invullen persoonlijke gegevens
De klant vult zijn of haar gegevens in, zoals naam, e-mailadres, en telefoonnummer, en bevestigt de proefrit door op "Proefrit boeken" te klikken.
Backend: Het systeemproces
Na de boeking worden verschillende stappen geautomatiseerd uitgevoerd, ondersteund door diverse systemen:
-
WordPress
Via de website kan de proefrit geboekt worden -
Plan-IT
De gegevens worden automatisch doorgestuurd naar Plan-IT, waar een proefritrecord wordt aangemaakt. Hierdoor wordt de proefrit in de planning gezet. -
Bevestiging naar de klant
Vanuit Plan-IT wordt er automatisch een bevestigingsmail naar de klant gestuurd met alle details van de proefrit. -
HubSpot
In HubSpot worden zowel de klantgegevens als de proefritinformatie opgeslagen. Hier wordt ook een "deal" aangemaakt in de pipeline, met de status proefrit geboekt. Dit helpt om de voortgang te volgen en de lead verder op te volgen. -
Proefrit Manager (RDC)
Tot slot wordt er een proefritrecord aangemaakt in het RDC-systeem (Proefrit Manager). Dit zorgt ervoor dat de proefrit volledig geïntegreerd is met de dealer- en voertuiggegevens.
Automatisering en handmatige stappen
Het proces is volledig geautomatiseerd. In figuur 1 kun je zien welke stappen automatisch (groene lijnen) en verlopen.
Figuur 1. Schematische weergave stage: proefrit geboekt
Stage 2. Proefrit gereden en offerte maken
De stage proefrit gereden en offerte maken is een cruciale fase in de lead-to-order pipeline. Het doel is om na de proefrit een offerte op te stellen en deze naar de klant te sturen. Hieronder lees je stap voor stap hoe dit proces verloopt:
Frontend: Het klantproces
-
Sales Consultant start proefrit
De proefrit wordt gestart door de Sales Consultant via het Proefrit Manager-systeem. Dit markeert de overgang naar de volgende fase in het verkoopproces. -
Offerte wordt gemaakt
De Sales Consultant werkt in HubSpot om een offerte op te stellen op basis van de behoeften en voorkeuren van de klant. -
Offerte wordt verstuurd
De offerte wordt verzonden naar de klant.
Backend: Het systeemproces
In deze fase worden verschillende geautomatiseerde en handmatige stappen doorlopen:
-
Proefrit Manager
De Sales Consultant start de proefrit via Proefrit Manager. Dit systeem houdt alle proefritten bij en synchroniseert de gegevens met de andere tools. -
HubSpot
- De deal in HubSpot wordt verplaatst naar de pipeline-stage proefrit geboekt en offerte maken.
- Automatisch worden er taken aangemaakt voor de Sales Consultant. Deze taken zorgen ervoor dat alle vervolgstappen, zoals het maken en verzenden van de offerte, op tijd worden uitgevoerd.
-
Offerte opstellen en verzenden
De Sales Consultant stelt de offerte samen in HubSpot en stuurt deze naar de klant. Zodra de offerte is verzonden, wordt de dealstatus in HubSpot geüpdatet naar offerte verstuurd.
Automatisering en handmatige stappen
In deze fase is er een mix van geautomatiseerde (groene lijnen) en handmatige acties (gestippelde lijnen). Automatiseringen ondersteunen de Sales Consultant, maar het opstellen en persoonlijk afstemmen van de offerte blijft een handmatige taak.
Figuur 2. Schematische weergave stage: proefrit gemaakt en offerte maken
Stage 3. Offerte verstuurd
De stage offerte verstuurd is een vervolg op het proces waarin de klant een offerte ontvangt en een beslissing moet nemen. In deze fase worden acties ondernomen op basis van de reactie van de klant. Hieronder wordt het proces stap voor stap uitgelegd:
Frontend: Het klantproces
- Deal in HubSpot
Na verzending van de offerte wordt de deal automatisch in de pipeline-stage "Offerte verstuurd" geplaatst. Op basis van de reactie van de klant wordt de deal handmatig aangepast: bij bedenktijd naar "overweging", bij ondertekening naar "closed won", en bij geen interesse naar "closed lost".
Backend: Het systeemproces
In deze fase zijn er meerdere mogelijke uitkomsten, afhankelijk van de reactie van de klant:
-
Geen interesse
- Als de klant geen interesse heeft, wordt de deal handmatig verplaatst naar de stage geen interesse door de Sales Consultant.
- De consultant vult hierbij een reden in voor de afwijzing.
-
Bedenktijd
- Indien de klant aangeeft meer tijd nodig te hebben om na te denken, wordt de deal handmatig verplaatst naar de stage overweging.
- Dit helpt om de deal later op te volgen.
-
Offerte getekend
- Wanneer de klant de offerte accepteert, wordt de deal automatisch verplaatst naar de volgende pipeline-stage offerte getekend.
Automatisering en handmatige stappen
De overgang naar de stage offerte verstuurd is volledig geautomatiseerd (groene lijn). De verdere opvolging, zoals het verplaatsen naar "Geen interesse" of "Overweging," wordt handmatig gedaan door de Sales Consultant (gestippelde lijnen).
Figuur 3. Schematische weergave stage: offerte verstuurd
Stage 4. Overweging
De stage overweging is een belangrijke fase in de lead-to-order pipeline, waarin klanten meer bedenktijd krijgen om een beslissing te nemen over de offerte. In deze fase ligt de focus op het ondersteunen van de klant met aanvullende informatie en persoonlijke opvolging.
Frontend: Het klantproces
- Deal in overweging-stage
Wanneer een klant aangeeft meer tijd nodig te hebben of niet direct reageert op de offerte, wordt de deal handmatig verplaatst naar de pipeline-stage "Overweging." - Contact met de klant
De Sales Consultant neemt op een afgesproken moment contact op met de klant om vragen te beantwoorden of meer informatie te bieden. Dit helpt de klant om een weloverwogen beslissing te nemen.
Backend: Het systeemproces
- HubSpot
De deal wordt handmatig verplaatst naar de stage "Overweging" in HubSpot. Tegelijkertijd worden er opvolgtaken aangemaakt door de Sales Consultant, zoals het sturen van een e-mail of het plannen van een belafspraak.
Automatisering en handmatige stappen
Het verplaatsen van de deal naar de stage "Overweging" en het aanmaken van opvolgtaken in HubSpot zijn handmatige taken. Ook het opvolgen van de klant door middel van e-mails, telefoongesprekken of andere persoonlijke interacties is een handmatige taak die door de Sales Consultant wordt uitgevoerd.
Figuur 4. Schematische weergave stage: overweging
Stage 5. Offerte getekend
De stage "Offerte getekend" markeert het succesvolle afsluiten van de deal. In deze fase is de verkoop afgerond, en worden eventuele vervolgstappen, zoals levering en facturatie, in gang gezet.
Frontend: Het klantproces
- Klant tekent de offerte
De offerte wordt ondertekend, waarmee de deal definitief wordt gesloten.
Backend: Het systeemproces
- Automatische updates
Zodra de offerte is ondertekend, wordt de dealstatus automatisch bijgewerkt naar "Offerte getekend". - Koppeling met systemen
HubSpot verwerkt de nieuwe status en synchroniseert deze met andere relevante systemen.
Automatisering en handmatige stappen
Wanneer de offerte wordt getekend middels e-sign, gaat de deal automatisch naar de stage offerte getekend. Als de deal fysiek wordt getekend moet de sales consultant de deal handmatig naar de stage offerte getekend slepen.
Figuur 5. Schematische weergave stage: offerte getekend
Bekijk de video over de Lead to Order Flow om het proces nog beter te kunnen begrijpen.